Każdy dokument tekstowy powinien być czytelny, estetyczny oraz zrozumiały. Poza poprawną pisownią pozbawioną błędów ortograficznych oraz gramatycznych konieczne jest odpowiednie formatowanie tekstu w Word. Poniżej zostaną przedstawione najważniejsze zasady formatowania tekstu, o których należy pamiętać, tworząc profesjonalne dokumenty.
Zasady poprawnego formatowania tekstu w programie Microsoft Word
- Nie stawiamy dwóch lub więcej spacji po sobie.
- Nie pozostawiamy spójników i, w, z na końcu linii tekstu.
- Stosujemy interlinię 1,5 – tekst jest wtedy czytelniejszy.
- Stosujemy czcionkę nie mniejszą niż 12 punktów dla dokumentu o formacie A4. W wyróżnionym tytule lub akapicie rozmiar czcionki nie powinien różnić się o więcej niż jeden–dwa punkty na rozmiaru tekstu głównego.
- W dokumentach firmowych korzystamy z czcionek biznesowych, takich jak: Arial, Verdana, Calibri czy Times New Roman. Jeśli nie podobają nam się te czcionki, wybieramy inną – pamiętajmy jednak, by była czytelna i posiadała polskie znaki.
- Przy pisaniu długich tekstów korzystamy z czcionek szeryfowych, np. Times New Roman – tekst będzie można przeczytać szybciej i łatwiej. Tytuły rozdziałów można pisać czcionkami bezszeryfowymi, np. Arial lub Verdana.
- Używamy w jednym dokumencie maksymalnie trzech różnych krojów czcionek – tekst z większą ich liczbą będzie nieczytelny i sprawiający wrażenie nieładu.
- Przed znakami przestankowymi nigdy nie stawiamy spacji. Znaki interpunkcyjne, takie jak kropka, przecinek, średnik, wykrzyknik, znak zapytania piszemy zawsze bezpośrednio po wyrazie.
- Nie popełniamy błędów stylistycznych i ortograficznych.
- Nawiasy otwierające stawiamy zawsze po spacji, natomiast w przypadku nawiasów zamykających spacja stawiana jest za nawiasem. Wyjątkiem jest moment, kiedy za nawiasem zamykającym jest znak interpunkcyjny.
- Nie umieszczamy zbyt dużo tekstu na stronie. Czytelny tekst liczy około dwóch tysięcy znaków na stronie.
- Akapity tworzymy tak, aby zaczynały się lub kończyły razem ze stroną.
Ustawienia programu powodują, że podczas pisania tekstu wszędzie używany jest jeden krój czcionki oraz jeden styl akapitu, co sprawia, że wprowadzony przez nas tekst wygląda nieestetycznie. Nie są wyodrębnione akapity ani ważne wyrazy, a zdania zlewają się w jedną całość. Dlatego właśnie konieczne jest formatowanie tekstu w Word, dzięki któremu praca będzie bardziej czytelna. Funkcję formatowania znajdziemy w karcie Narzędzia główne. Formatowanie tekstu, czyli np. zmiana rodzaju, rozmiaru, koloru czcionki, możliwe jest po zaznaczeniu określonego tekstu i wybraniu poleceń w grupie Czcionka. Artykuł powstał we współpracy z portalem branżowym https://www.regionalia.com.pl/
